CONTRACTBEHEER-CHECK

Contractbeheer-check | Proficient Procurement

Of uw organisatie nu een private of publieke instelling is. Centrale vraag blijft: "Is uw contractbeheer aantoonbaar op orde?"

Contractbeheer is in veel organisaties kwetsbaar ingericht. Deze korte check helpt u vaststellen of het contractbeheer binnen uw organisatie voldoende is geborgd voor continuïteit, verantwoording en audits. Deze check is signalerend en niet beoordelend.

Doe de contractbeheer-check

1. Overzicht en volledigheid

Heeft u één actueel en volledig overzicht van alle lopende contracten, inclusief leverancier, looptijd, contractwaarde en verantwoordelijke rol?

2. Signaleringsfunctie

Worden contractexpiraties, verlengingen en evaluatiemomenten tijdig en structureel gesignaleerd, zonder afhankelijkheid van persoonlijke agenda’s?

3. Overdraagbaarheid

Is het contractbeheer overdraagbaar bij uitval of vertrek van medewerkers, doordat procedures, toegang en basisinformatie zijn vastgelegd?

4. Informatievoorziening

Kunt u op verzoek direct inzicht geven in contractuele verplichtingen en looptijden, bijvoorbeeld richting management, finance, control of accountant?

5. Rolafbakening

Is vastgelegd wie signaleert en wie besluit over het verlengen, wijzigen of beëindigen van contracten?


Wat zegt de uitkomst?

5 keer "JA".  Uw contractbeheer is prima op orde, de belangrijkste beheersmaatregelen lijken te zijn ingericht.


1 of meerdere keren "NEE". Dan is contractbeheer kwetsbaar en persoonsafhankelijk. Dat vergroot het risico op:

  • gemiste verlengingen of expiraties
  • onbedoelde contractuele verplichtingen
  • onrust bij audits, verantwoording of heraanbestedingen.

Deze check geeft geen oordeel, maar maakt risico’s zichtbaar.


Wat wij doen!

Proficient Procurement neemt contractbeheer volledig uit handen en zorgt voor:

  • centrale contractregistratie;
  • betrouwbare signalering van looptijden en momenten;
  • vaste rapportages voor management, finance en control;
  • overdraagbaar en audit-proof beheer.

Wij nemen geen leverancierssturing of besluitvorming over. Contractbeheer blijft helder afgebakend als beheersfunctie.


Voor wie is deze check bedoeld?

Deze check is relevant voor organisaties die:

  • contractbeheer “erbij” hebben belegd;
  • afhankelijk zijn van één medewerker;
  • rust willen richting bestuur, audit en control;
  • overwegen contractbeheer uit te besteden;
  • eerst feitelijk inzicht willen, zonder adviestraject.


Wilt u weten wat deze uitkomst betekent voor uw organisatie?

In een verkennend gesprek brengen wij:

  • uw huidige contractbeheer feitelijk in kaart;
  • minimale beheersmaatregelen in beeld;
  • de mogelijkheden voor uitbesteding, proportioneel en afgebakend.


👉 Plan een verkennend gesprek